Cada vez es más frecuente encontrar empresas que han dado “el salto” abandonando los clientes de correo electrónico convencionales (como el mítico Outlook, que también ha dado su salto particular a la nube) para gestionar sus cuentas de correo desde “la nube”. Y es hacia allí, ese espacio idílico conocido como “nube“, hacia donde tiende la tecnología actual. Y no sólo el correo electrónico sino gran parte de las herramientas que utilizamos a diario:
Aplicaciones ofimáticas: El nuevo Office 365 empieza a sustituir a los antiguos Word, Excel, etc.
Discos duros: La tendencia es almacenar todo en la nube con herramientas como One Dirve, prescindiendo de discos locales.
Redes sociales: Toda la información que compartimos en los innumerables medios sociales es en realidad una gran nube.
Apps móviles: Muchas aplicaciones móviles son cloud, conservando la configuración en cualquier dispositivo con sólo un login.
Música y vídeo: Además de como disco duro, usamos Internet como un walkman gracias al smartphone y servicios como spotify.
La disponibilidad absoluta es la meta en la actualidad del software, permitiendo el acceso a la información desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, optimizándose las herramientas cloud para su consumo desde dispositivos móviles. Parece un buen plan, aunque siempre existirán detractores que desconfíen de la seguridad de los datos en manos de un proveedor cloud, o que prefieran la ¿comodidad? de seguir funcionando “como siempre” a costa de la productividad.
Ventajas del email en la nube
Pero mirando hacia delante y pretendiendo animar a quienes aún no han dado el paso, se proponen a continuación diez ventajas que los usuarios del correo electrónico en la nube podemos disfrutar respecto al uso de clientes de correo locales como Outlook, Thunderbird u otros. Que conste que barco no es un animal acuático, es decir, consultar el correo vía webmail antes de descargarlo no es hacer cloud emailing.
Disponibilidad
Esta ventaja describe a la nube en sí misma: disponibilidad de la información desde cualquier dispositivo conectado a Internet. En el caso del correo electrónico es especialmente importante disponer por ejemplo de los archivos enviados, no sólo en el ordenador desde el cual se enviaron, sino desde cualquier dispositivo (la oficina, el portátil de casa, el móvil, la tablet, etc.
Movilidad
El correo electrónico en la nube permite consultar en tiempo real las novedades de la bandeja de entrada y sincronizar el estado de los emails, de forma que ya aparecerán como leídos al acceder posteriormente desde la oficina. De la misma forma y aunque nos encontremos fuera podremos consultar aquel archivo adjunto de ese cliente tan importante. Todo siempre en el bolsillo.
Seguridad
El filtro anti-spam de Gmail es conocido por ser posiblemente el mejor del mundo, además aprende constantemente del usuario mejorando con el tiempo. El resto de proveedores también cuentan con opciones muy avanzadas, además se elimina la dependencia del antivirus para los correos ya que son los propios proveedores quienes actualizan sus medidas de seguridad.
Productividad
Mejora el rendimiento profesional de los usuarios gracias a la integración del correo con otras aplicaciones en la nube (ya hemos hablado de las ofimáticas y los discos duros), generalmente orientadas al trabajo en equipo. Esto permite el acceso total a cierta información por parte de un grupo de trabajo que ve o edita documentos en tiempo real desde cualquier lugar o soporte.
Cero instalaciones
Una estampa típica en la empresa 1.0: cambio de ordenadores y jornadas insufribles de instalación de Outlooks en todos los equipos, con su posterior configuración (que jamás va bien a la primera) y unos días de constante acoso al responsable de mantenimiento informático porque algo no funciona. Todo eso se olvida, sólo hace falta un navegador o una App… y a trabajar!
Cero actualizaciones
Al igual que sucede con la instalación, desaparecen las actualizaciones. Basta de nuevas versiones de Outlook o Service Packs, el proveedor de servicios cloud es responsable de introducir mejoras constantemente en un proceso transparente para el usuario. De esta forma las mejoras son más constantes y rápidas, estando disponibles cada vez que se accede al correo.
Ahorro
Servicios como Google Apps únicamente cuestan 4€ al mes (40€ al año) e incluyen varias aplicaciones adicionales y espacio en la nube para archivos. El ahorro es significativo en licencias de uso del software, en gastos asociados al departamento IT o mantenimiento informático, en abandono de servidores in-house de gran consumo, en reducción de costes asociados a la productividad, etc.
Privacidad
Al contrario de lo que algunos argumentan, la privacidad mejora sensiblemente con el uso del correo en la nube. Antes cualquier usuario podía acceder al ordenador donde se guardaban los emails en local y disponer de la información, ahora la nube requiere un login (usuario y contraseña) para poder tener acceso a la información privada de cada usuario del sistema.
Búsquedas
Una de las ventajas mejor recibidas por los usuarios es la posibilidad de hacer potentes búsquedas entre miles de emails y archivos en tiempo real. Ya no es necesario indizar la información y ralentizar el equipo para poder buscar correos de hace meses o años, ahora la propia tecnología de búsqueda de Google encuentra cualquier correo desde un simple teléfono móvil.
Imagen
Es la última de estas 10 ventajas, pero para muchas empresas se trata de un aspecto primordial. Cuando se trata de vender una imagen corporativa moderna no debe dependerse de la tecnología, visitar a un cliente potencial y no poder tener acceso instantáneo a toda la información relevante puede marcar la diferencia entre cerrar un acuerdo o ser uno más.
Todas ellas son ventajas más que suficientes para al menos pensarse dar el salto a la nube con el correo electrónico, por eso sabemos que Office 365 u otras soluciones cloud pueden ayudar a todo tipo de empresas, independientemente de su sector o tamaño. ¿A qué espera tu empresa?
